Ik kreeg een e-mail van Don Roberts, zeer ervaren business consultant, gespecialiseerd in system integrator business development @ www.exotek.com. Hij vroeg naar mijn ervaringen in het verleden bij hollander techniek met betrekking tot open kantoorruimte en flexplekken. Hieronder het antwoord dat ik met jullie wil delen:

COVID-19 gekke tijden? Misschien zijn we gewoon weer normaal geworden: een bescheidener tempo, met tijd om met familie door te brengen, momenten van stilte en ruimte voor nieuwe gedachten en nieuwe inspiratie. Dat geldt zeker voor mij.

Toen Hollander halverwege de jaren ’90 besloot een nieuw kantoor te bouwen, besloot Jan Hollander (oprichter en vader van de huidige eigenaar Erik Hollander) dat hij een kantoor zonder muren wilde; een zogenaamd kantoorlandschap. Ik herinner me dat hij zelfs enkele vrijstaande muren had besteld, bedoeld om een soort vergaderruimte te vormen, om te worden ontslagen: we hebben ze gerecycled om de bedrijfsbar in de kelder te bouwen 😊. Tegenwoordig werkten er in Apeldoorn maar zo’n 80 mensen, dus een enorme ruimte met maar een paar bureaus. Er was dus weinig tot geen geluidsoverlast. Tuurlijk… in de komende jaren zijn er enkele vergaderruimtes ontstaan, daar was uiteraard behoefte aan. Zeker omdat het kantoor steeds drukker werd, terwijl Hollander groeide.

Op een bepaald moment, zo’n 6 jaar geleden, was Hollander uitgegroeid tot een omvang waardoor ze een keuze moesten maken: ofwel verhuizen naar een nieuw kantoorgebouw of … efficiënter gebruik te maken van het huidige. Vandaar het idee om flexplekken te introduceren, aangezien een kantoor gemiddeld maar voor max. 80% en vaak ook minder bezet is.

En dus werden alle bureaus vervangen door identieke, in hoogte verstelbare bureaus. Enkele extra 4-persoons vergadercellen werden toegevoegd. De meeste kasten werden ontslagen: elke medewerker had twee planken over. Bijna iedereen ruilde zijn desktop-pc in voor een laptop (velen hadden er al een). Aan het eind van de dag moest je het bureau opruimen.

Er was nogal wat weerstand tegen dit hele flexbureau-idee: ik hoorde nogal wat non-argumenten, maar ook een aantal die wel valide bleken te zijn. De mensen waren al gewend aan een open kantoor, dus dat hielp. In de praktijk zie je elke dag dezelfde mensen plaatsnemen aan hetzelfde bureau. Dat is de menselijke natuur: vasthouden aan onze gewoonten. Vooral de ingenieurs die serieuze rekenkracht en 3 monitoren nodig hadden, hadden hun eigen bureau.

Na een tijdje zie je groepen opkomen: software-ingenieurs die zich elkaar opzoeken, evenals hardware-ingenieurs, projectmanagers met projectplanners, e.a. langs de lijnen van expertise of gemeenschappelijk belang.

Een van de voordelen van vaste posities is dat het gemakkelijk is om iemand te vinden, in plaats van dat iedereen overal verspreid is

Vlak voordat ik het bedrijf verliet, startten ze in 2016 met een nieuw experiment: de organisatie omzetten van een (deels) hiërarchisch managementmodel naar een decentrale organisatie met zelfsturende teams. Eigenlijk had ik de indruk dat we dat al hadden … maar hoewel dat bij mijn team wel het geval was, was dat niet zo bij veel andere afdelingen: het hangt sterk af van het type, het karakter van de ‘manager’ (ik houd persoonlijk niet van die term).

Mensen moesten zich nu organiseren langs een markt / klant-afstemming: dus een team voor afvalwaterzuiveringen-klanten, een ander voor klanten in de maakindustrie, o.a. Dat bleek evenveel voordelen als nadelen te hebben (zoals bij elke organisatie-indeling die je kiest). Ze passen het nog steeds aan om een vorm te vinden die net zo goed bij de klanten, als bij de werknemers past. Ik neem aan dat dat een doorlopend iets is.

Ik heb geleerd dat veel senior managers de managementtheorieën die ze op school hebben geleerd, +30 jaar geleden, nog steeds toepassen uit boeken die 20-30 jaar daarvoor waren geschreven. Er is een leuk boek over het onderwerp geschreven met de titel: Bullshit Management. Als je ooit bullshit-bingo hebt gespeeld, snap je het idee 😊 Het deed me beseffen dat ik niet geloof in, wat wordt genoemd, het Angelsaksische bedrijfsmodel, aangedreven door KPI’s. Ik geloof sterk in het businessmodel van Rineland, gedreven door mensen.

Waarom is dit allemaal belangrijk als er naar de inrichting van het kantoor wordt gevraagd? Omdat het kantoor de filosofie van het bedrijf weerspiegelt. Zoals Jan Hollander deed toen hij in de jaren 90 een nieuw kantoorgebouw bouwde. Hij ging zo ver dat, als je tegenwoordig naar google maps kijkt, zul je zien dat hij zijn stempel op deze aarde heeft gedrukt; het kantoor heeft de vorm van een ‘h’ … van hollander.

Dankzij de COVID-lock down werden bedrijven gedwongen om thuiswerken te vergemakkelijken. Veel bedrijven voelden zich daar echt niet prettig bij. Waarom? Vanwege een gebrek aan vertrouwen in hun medewerkers. De oude gedachte dat mensen alleen productief zullen zijn als ze van acht tot vijf werken op een kantoor met een leidinggevende, is bij veel managers blijven steken.

Als dat het geval is, heeft hij waarschijnlijk de werknemers gekregen die hij verdient. Het is een cirkel van vertrouwen, zoals te zien is op de afbeelding bovenaan dit artikel.

Om deze cirkel mogelijk te maken gebruik ik een combinatie van coaching trucs en software tools. Op dit moment heb ik een interim-baan als teamleider. Daae heb ik het collaborationplatform easyProject geïntroduceerd. De ingenieurs geleerd hoe ze grip kunnen krijgen op hun eigen planning, terwijl ze tegelijkertijd de verantwoordelijkheid nemen voor hun deel van de projectinspanning. Tegelijkertijd bieden ze transparant inzicht en overzicht aan andere projectdeelnemers en belanghebbenden zoals (project) managers en CEO .

Toen de lock-down kwam, kon het team hun inspanningen en voortgang laten zien en bewijzen, voor alle openstaande kwesties van elk project waaraan ze werkten. … zonder dat men tussen 8 en 5 uur op kantoor hoeft te zijn

Mooi ….

Dus … dat is wat ik te zeggen heb over kantoor- en bureau-arrangementen 😃

Ik hoop dat dat je vraag zal beantwoorden. Als je er meer over wilt weten (bijvoorbeeld de onzin van een functieprofiel), dan moeten we misschien een skype / zoom / teams-meeting hebben.