Ik kreeg een e-mail van Don Roberts, zeer ervaren business consultant, gespecialiseerd in system integrator business development @ www.exotek.com. Hij vroeg naar mijn ervaringen in het verleden bij hollander techniek met betrekking tot open kantoorruimte en flexplekken. Hieronder het antwoord dat ik met jullie wil delen:

COVID-19 gekke tijden? Misschien zijn we gewoon weer terug naar normaal: een bescheidener tempo, met tijd om met familie door te brengen, momenten van stilte en ruimte voor nieuwe gedachten en nieuwe inspiratie. Dat geldt zeker voor mij.

Toen Hollander halverwege de jaren ’90 besloot een nieuw kantoor te bouwen, besloot Jan Hollander (oprichter en vader van de huidige eigenaar Erik Hollander) dat hij een kantoor zonder muren wilde; een zogenaamd kantoorlandschap. Ik herinner me dat hij zelfs enkele vrijstaande wanden, bedoeld om een soort vergaderruimte te vormen, liet verwijderen: we hebben ze gerecycled om de bedrijfsbar in de kelder te bouwen 😊. Destijds werkten er in Apeldoorn maar zo’n 80 mensen om een enorme ruimte, met maar een paar bureaus erin, te vullen. Er was dus weinig tot geen geluidsoverlast. Tuurlijk… in de komende jaren zijn er enkele vergaderruimtes ontstaan, daar was uiteraard behoefte aan. Zeker omdat het kantoor steeds drukker werd, terwijl Hollander groeide.

Op een bepaald moment, zo’n 6 jaar geleden, was Hollander uitgegroeid tot een omvang waardoor ze een keuze moesten maken: ofwel verhuizen naar een nieuw kantoorgebouw of … efficiënter gebruik maken van het huidige. Vandaar het idee om flexplekken te introduceren, aangezien een kantoor gemiddeld maar voor max. 80% en vaak ook minder bezet is.

En dus werden alle bureaus vervangen door identieke, in hoogte verstelbare bureaus. Enkele extra 4-persoons vergadercellen werden toegevoegd. De meeste kasten werden weg gehaald: elke medewerker kreeg nog twee planken toebedeeld. Bijna iedereen ruilde zijn desktop-pc in voor een laptop (velen hadden er al een). Aan het eind van iedere werkdag moest je het bureau ontruimen.

Er was nogal wat weerstand tegen dit hele flexbureau-idee: ik hoorde nogal wat non-argumenten, maar ook een aantal die wel valide bleken te zijn. De mensen waren al gewend aan een open kantoor, dus dat hielp. In de praktijk zie je elke dag dezelfde mensen plaatsnemen aan hetzelfde bureau. Dat is de menselijke natuur: vasthouden aan onze gewoonten. Vooral de ingenieurs die serieuze rekenkracht en 3 monitoren nodig hadden, hadden hun eigen bureau.

Na een tijdje zie je groepen ontstaan: software-ingenieurs die elkaar opzoeken, net als hardware-ingenieurs, projectmanagers met projectplanners, etc. Langs de lijnen van expertise of gemeenschappelijk belang.

Een van de voordelen van vaste posities is dat het gemakkelijk is om iemand te vinden, in plaats van dat iedereen verspreid is door het hele kantoor.

Vlak voordat ik het bedrijf in 2016 verliet, startten ze met een nieuw experiment: de organisatie omzetten van een (deels) hiërarchisch managementmodel naar een decentrale organisatie met zelfsturende teams. Eigenlijk was ik in de veronderstelling dat we dat al hadden … maar hoewel dat bij mijn team wel het geval was, was dat niet zo bij veel andere afdelingen: het hangt namelijk sterk af van het karakter van de ‘manager’ (ik houd persoonlijk niet van die term).

Mensen moesten zich nu organiseren langs een markt / klant-afstemming: dus een team voor afvalwaterzuiveringen-klanten, een ander voor klanten in de maakindustrie, etc. Zoals bij elke organisatie-indeling, bleek dat evenveel voordelen als nadelen te hebben. Ze passen het nog steeds aan om een vorm te vinden die net zo goed bij de klanten, als bij de werknemers past. Ik neem aan dat dat een doorlopend iets is.

Ik heb geleerd dat veel senior managers de managementtheorieën die ze +30 jaar geleden op school hebben geleerd uit boeken die 20-30 jaar daarvoor waren geschreven, nog steeds toepassen. Er is een leuk boek over het onderwerp geschreven met de titel: Bullshit Management. Als je ooit bullshit-bingo hebt gespeeld, snap je het idee 😊 Het deed me beseffen dat ik niet geloof in het door KPI’s gedreven Angelsaksische bedrijfsmodel. Ik geloof sterk in het Rijnlandse businessmodel , gedreven door mensen.

Waarom is dit allemaal belangrijk als er naar de inrichting van het kantoor wordt gevraagd? Omdat het kantoor de filosofie van het bedrijf weerspiegelt. Zoals Jan Hollander deed toen hij in de jaren 90 een nieuw kantoorgebouw bouwde. Hij ging zelfs zo ver dat, als je tegenwoordig naar google maps kijkt, je zal zien dat hij zijn stempel op deze aarde heeft gedrukt; het kantoor heeft de vorm van een ‘h’ … van hollander.

Dankzij de COVID-lock down worden bedrijven gedwongen om thuiswerken te vergemakkelijken. Veel bedrijven voelen zich daar niet prettig bij. Waarom? Vanwege een gebrek aan vertrouwen in hun medewerkers. De oude gedachte dat mensen alleen productief zijn wanneer ze van acht tot vijf werken op een kantoor onder toezicht van een leidinggevende, is bij veel managers blijven steken.

Als dat het geval is, heeft hij waarschijnlijk de werknemers gekregen die hij verdient. Het is een cirkel van vertrouwen, zoals te zien is op de afbeelding bovenaan dit artikel.

Om deze cirkel mogelijk te maken gebruik ik een combinatie van coaching trucs en software tools. Op dit moment heb ik een interim-baan als teamleider. Daar heb ik het collaborationplatform easyProject geïntroduceerd. De engineers hebben geleerd hoe ze grip kunnen krijgen op hun eigen planning, terwijl ze tegelijkertijd de verantwoordelijkheid nemen voor hun deel van de project-inspanning. Zodoende bieden ze transparant inzicht en overzicht aan andere projectdeelnemers en belanghebbenden zoals (project) managers of zelfs de CEO .

Toen de lock-down kwam, kon het team hun inspanningen en voortgang laten zien en bewijzen, voor alle openstaande kwesties van ieder project waaraan ze werkten. … zonder dat men tussen 8 en 5 uur op kantoor hoeft te zijn.

Mooi ….

Dus … dat is wat ik te zeggen heb over kantoor- en bureau-arrangementen 😃

Ik hoop dat dat je vraag zal beantwoorden. Als je er meer over wilt weten (bijvoorbeeld de onzin van een functieprofiel), dan moeten we misschien een skype / zoom / teams-meeting hebben.